Sie kennen Ihre Branche, wir die Architektur: Wie wir Ihren Betrieb verstehen lernen

Eine Frage, die in fast jedem ersten Gespräch fällt: „Kennen Sie sich in unserer Branche aus?“ Die ehrliche Antwort: nicht so gut wie Sie – und das ist auch nicht der Plan. Was wir mitbringen, ist eine Methode, das Wissen aus Ihrem Betrieb in ein System zu übersetzen, das dazu passt.

Warum wir keine Branchenkenntnis versprechen

Cloudwerks arbeitet branchenübergreifend. Unsere eigene Bestellplattform QuickSelect läuft im Industriebedarf, im SHK- und Elektrogroßhandel, bei Baustoffen, Agrar, Foodservice, Medizinbedarf und Kfz-Teilen. Was diese Branchen gemeinsam haben, ist wenig – außer, dass das entscheidende Wissen jedes Mal im Betrieb saß, nicht bei uns.

Ein Anbieter, der behauptet, Ihre Branche zu kennen, wird Ihnen Software bauen, die zu seiner Vorstellung von Ihrer Branche passt. Wir bauen Software, die zu Ihrem Betrieb passt. Die Aufteilung ist klar: Sie bringen die Branchenkenntnis mit, wir die Architektur.

Wo das Wissen sitzt

Selten nur bei der Geschäftsführung. Es sitzt bei der Person im Lager, die weiß, warum die Kommission von Kunde X immer anders gepackt wird. Beim Außendienstler, der weiß, welche Angaben er beim Kunden wirklich erfassen kann und welche nicht. Bei der Sachbearbeiterin, die den Auftrag heute abtippt und jeden Sonderfall im Kopf hat.

Deshalb reden wir mit diesen Menschen – nicht erst bei der Übergabe, sondern bevor wir entwerfen. Und sie sehen später die lauffähigen Zwischenstände, bevor die Software ausgeliefert wird. Software, die im Lager und im Außendienst wirklich genutzt wird, entsteht nur so.

Wie wir fragen

Wir fragen nicht nach Anforderungen. Wir fragen nach dem Auftrag von gestern. „Was ist als Erstes passiert? Und dann? Was war daran anders als sonst?“ Konkrete Fälle sind ehrlicher als Beschreibungen, wie es laufen sollte. Die Ausnahmen interessieren uns besonders – sie entscheiden, ob ein System im Alltag hält oder nach zwei Wochen wieder durch Zettel ersetzt wird.

Die Excel-Listen, Formulare und handschriftlichen Zettel, die es heute gibt, sind dabei die beste Beschreibung Ihres Prozesses. Wir wollen sie sehen. Und wir übernehmen Ihre Begriffe: Wenn bei Ihnen eine „Tour“ eine Tour ist und ein „Schein“ ein Lieferschein, dann heißt es in der Software genauso. Ihre Mitarbeiter sollen sich nicht umgewöhnen müssen, damit das System funktioniert.

Woche 1 und 2: Ihr Betrieb, aufgeschrieben

Die ersten beiden Wochen des Sprints gehören der Architektur und dem Datenmodell. Hinter dem technischen Begriff steckt etwas sehr Bodenständiges: Wir schreiben auf, welche Dinge es in Ihrem Betrieb gibt – Kunden, Aufträge, Artikel, Touren, Standorte – und wie sie zusammenhängen. Das Datenmodell ist Ihr Betrieb, in eine Form gebracht, mit der ein Computer arbeiten kann.

Genau hier werden die Entscheidungen getroffen, die später teuer würden, wenn sie falsch sind. Deshalb macht das ein Senior-Architekt, deshalb passiert es, bevor die erste Oberfläche gebaut wird, und deshalb ist es die Phase, in der wir Ihre Zeit am dringendsten brauchen.

Was das von Ihnen verlangt

• Die richtigen Leute erreichbar machen. Für Rückfragen brauchen wir die Menschen, die den Vorgang bearbeiten – nicht nur die, die ihn verantworten.
• Ehrlichkeit über den Ist-Zustand. Uns interessiert, wie es wirklich läuft, nicht, wie es im Qualitätshandbuch steht. Umwege und Notlösungen sind keine Peinlichkeit, sondern die wichtigste Information.
• Echte Beispiele. Ein paar reale Aufträge, Lieferscheine oder Listen sagen mehr als jede Beschreibung.

Was das nicht von Ihnen verlangt: technisches Wissen. Die Übersetzung ist unsere Arbeit.

Woran Sie merken, dass es funktioniert

Die Zwischenstände sprechen Ihre Sprache. Ihre Mitarbeiter erkennen ihren Vorgang wieder, statt sich zu fragen, was der Bildschirm von ihnen will. Und am Ende gibt es weniger von den Sätzen, die jedes Projekt fürchtet: „So machen wir das aber nicht.“