Anbindung an das, was schon läuft: ERP, Warenwirtschaft, Excel

Neue Software ersetzt selten alles. In den meisten Betrieben, mit denen wir sprechen, läuft seit Jahren ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem, in dem Kunden, Artikel und Preise gepflegt werden – und daran soll sich nichts ändern. Die Frage ist also nicht „neu oder alt“, sondern: Wie arbeiten beide zusammen, ohne dass jemand doppelt tippt?

Das ERP bleibt führend

Das ist die Grundregel jeder Anbindung, die wir bauen: Ihr ERP bleibt die führende Datenquelle. Kunden, Artikel, Preise und Bestände werden dort gepflegt, wo sie heute gepflegt werden. Die neue Software holt sich, was sie braucht, und gibt zurück, was sie erzeugt – einen Auftrag, eine Inventurzählung, einen Bericht aus dem Außendienst. Es entsteht keine zweite Wahrheit, und niemand muss etwas zweimal erfassen.

Drei Wege, wie Systeme miteinander reden

Technisch gibt es drei übliche Wege, und welcher passt, hängt davon ab, was Ihr ERP anbietet:

• Schnittstelle (API). Das ERP stellt einen Zugang bereit, über den andere Programme Daten lesen und schreiben. Der direkteste Weg, wenn er vorhanden ist.
• Dateiaustausch. Das ERP exportiert regelmäßig Dateien – etwa Artikellisten als CSV – und liest Aufträge auf demselben Weg ein. Weniger elegant, aber sehr verbreitet und zuverlässig.
• Datenbankzugriff. Die neue Software liest direkt aus der Datenbank des ERP. Möglich, wenn der Hersteller es erlaubt; wir setzen es nur ein, wenn es sauber geht.

Wir passen die Anbindung an die Schnittstellen an, die Ihr System hat. Sie müssen das ERP nicht wechseln und nicht umbauen, damit die neue Software damit arbeiten kann.

Was wir von Ihnen brauchen

• Den Namen und die Version Ihres ERP. Reicht für das erste Gespräch.
• Einen Ansprechpartner dafür. Ihre IT, Ihr Systemhaus oder der Hersteller – wer immer heute die Schnittstellen freischaltet und die Exporte einrichtet.
• Zugang zu einer Testumgebung oder Beispiel-Exporte. Damit die Anbindung nicht am ersten Tag im Echtbetrieb ausprobiert wird.
• Ein Beispiel. Ein Auftrag, so wie er heute im ERP aussieht – mit allen Feldern, die im Alltag wichtig sind.

Und Vorlauf: Manche Hersteller brauchen Zeit, bis eine Schnittstelle freigeschaltet ist. Deshalb gehört die Frage, wie die Anbindung läuft, in die ersten beiden Wochen des Sprints – und deshalb fragen wir sie schon im ersten Gespräch.

Wenn das ERP keine Schnittstelle hat

Das kommt vor, vor allem bei älteren Systemen. Fast immer gibt es aber wenigstens einen Dateiexport, und der reicht für viele Vorgänge aus. Wenn wirklich nichts geht, sagen wir Ihnen das im ersten Gespräch – zusammen mit den Alternativen, die es gibt. Die Antwort lautet nicht „dann tauschen Sie das ERP aus“. Ein ERP-Wechsel ist ein eigenes, großes Vorhaben und keine Voraussetzung für einen MVP-Sprint.

Und die Excel-Listen?

Die Listen, die zwischen den Systemen liegen – die Preisliste vom Außendienst, die Bestandsliste vom Lager, die Übersicht, die jeden Montag von Hand aktualisiert wird – sind oft die ehrlichste Beschreibung Ihres Prozesses. Wir wollen sie sehen. Einige davon verschwinden, weil die neue Software ihren Zweck übernimmt. Andere bleiben, weil sie gut funktionieren. Beides ist in Ordnung.

Woher wir das können

Unsere eigene Bestellplattform QuickSelect gibt Aufträge aus dem Großhandel per Schnittstelle oder Dateiaustausch an das ERP des jeweiligen Händlers weiter – das ERP bleibt auch dort führend. Aus dieser Arbeit bringen wir Erfahrung mit ERP-Schnittstellen und SAP-Integrationen mit. Was bei Ihnen anders ist, bauen wir; was wir schon einmal gelöst haben, müssen wir nicht neu erfinden.